Wie wird Euer Event Erfolgreich?

Berlin- Eventmarketing ist in Zeiten, in denen Kundenkontakte zunehmend virtuell erfolgen, besonders wichtig, wir geben Euch ein paar Angegungen was zu Überlegen ist.

1. Zweck der Veranstaltung
Warum findet der Event statt? Was sind die Ziele? Was erwarte ich mir davon?

2. Budget
Wie viel Budget steht mir für den Event zur Verfügung?

3. Termin
Wann soll mein Event stattfinden? Nachschauen, ob zum Wunschtermin andere Branchenevents stattfinden. Auf Feiertage und Urlaubszeit achten.

4. Motto/Titel
Wie soll der Event heißen? Gibt es ein spezielles Motto?

5. Zielgruppe
Welche Zielgruppe soll mein Event erreichen? Wie viele Personen werde ich einladen?

6. Zeit- und Personalplan
Bis wann muss was erledigt sein? Wer kann mich intern unterstützen, Mitarbeiterplanung?

7. Gästeliste
Sind von allen Gästen die Adressdaten vorhanden? Gästeliste mit allen relevanten Daten erstellen bzw. die fehlenden recherchieren.

8. Location suchen und buchen
Wo soll mein Event stattfinden? Was ist die perfekte Location? Zu berücksichtigen: Kapazität, Anfahrtsweg, Parkplätze, gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmittel, Infrastruktur und Unterkünfte in der Nähe , Cateringmöglichkeiten vor Ort, Referenzen.

9. Programm
Wie soll mein Event ablaufen? Um wie viel Uhr beginnt die Veranstaltung, wie lange dauert sie? Wann gibt es Programm, wann gibt es Pausen, wann soll es zu Essen und Trinken geben? Unbedingt genügend Zeit für persönlichen Austausch und Smalltalk zwischen den Gästen einplanen. Wie und wo werden die Gäste empfangen und verabschiedet? Einen detaillierten Zeitplan erstellen -wann,wer,wo-.

10. Einladung/Presse
Wie soll die Einladung aussehen, was soll sie beinhalten? Möchte ich Medienvertreter zum Event einladen?

11. Eventwebsite
Perfekt als Ergänzung zur gedruckten Einladung wäre eine eigens für den Event erstellte Website. Hier finden die Gäste alle Details zur Veranstaltung, wie komplettes Programm, Infos über die Location, etc.

12. Catering
Was soll es zu Essen und Trinken geben? Wann und in welcher Form soll es stattfinden? Suche nach einem geeigneten Caterer, der im Idealfall auch Servicepersonal, Geschirr, Besteck, Gläser, etc. beim Event zur Verfügung stellt. Wer kümmert sich um die Tischdekoration?

13. Personal
Welches externe Personal wird beim Event vor Ort benötigt? Kellner, Barkeeper, evtl. DJ, Fotograf, Garderobier, Toilettendame, Reinigungspersonal, Techniker?

14. Technisches Equipment, Mobiliar
Ist genug Beleuchtung vorhanden? Wie schaut es mit der Stromversorgung aus? Wo brauche ich Mikros, Musik, Beamer, Leinwand, etc. Ist genügend Mobiliar vorhanden? Tische, Stühle, gemütliche Lounge, Garderobenständer, Raucherbereich, Fluchtwege, etc.

15. Dekoration
Wie soll die Location dekoriert werden? Ebenfalls zu berücksichtigen: Hinweisschilder, Wegweiser, Banner, Infomappen, etc. Genügend Kugelschreiber und Blöcke bereitstellen.

16. Namensschilder, Tisch-/Sitzordnung
Soll es Namensschilder bei der Begrüßung geben? Gibt es eine Tisch- bzw. Sitzordnung?

17. Reden/Moderation
Wird es Fachvorträge, Workshops oder Diskussionsrunden geben? Welche Themen, welche Vortragenden? Und: brauche ich einen Moderator, der durch das Programm führt?

18. Rahmenprogramm
Was kann ich tun, damit den Gästen der Event in besonderer Erinnerung bleibt? Soll es Entertainment-Elemente geben?

19. Verabschiedung/Geschenk
Wie und wo werden die Gäste verabschiedet? Über ein kleines, praktisches Give-away als Andenken freut sich jeder.

20. Nach dem Event
Die zuvor eingerichtete Eventwebsite eignet sich ideal für die Nachbetreuung, um Fotogalerien vom Event und eine Nachlese zu veröffentlichen. Hier kann ich mich nochmals bei den Teilnehmern bedanken und evtl. Feedback einholen. Gibt es Medienberichte zum Event?

Wenn Sie weitere Hilfe bei Ihrer Event Planung benötigen steht Ihnen Event News Berlin mit Kompetenz und Erfahrung sehr gerne zur Verfügung.